Vacaciones

Administracion de personal
Procedimiento para Liquidación de vacaciones

Generalidades:
El sistema mantiene los días de vacaciones que correspondan en forma de cuenta corriente.
Dicha cuenta corriente se genera en base a la cantidad de días que el empleado tiene asignados según su antigüedad y convenio, a los que se le aplica los días que se va tomando en base a las liquidaciones de vacaciones realizadas.
A tales efectos existe un procedimiento de mantenimiento de datos parametrizados, referentes a los convenios y la cantidad de días por año trabajado, así como la información al sistema de los días que efectivamente el empleado se toma.
Luego, la liquidación de vacaciones, mediante un concepto con una formula especial, se encarga de incorporar estos días en la liquidación, para que finalmente al confirmarla, se descuenten efectivamente estos días de la cuenta corriente por vacaciones del empleado.
Este documento se complementa con el que corresponde a Incidentes en general, ya que el sistema toma a las vacaciones como un incidente mas.


Parametrizacion inicial:

Definir la cantidad de días por año trabajado según convenio
Para poder establecer la cantidad de días que un empleado tiene asignados según su antigüedad, es necesario establecer los parámetros correspondientes a la relación de convenio y días trabajados.
A tales efectos, se deben incorporar estos datos accediendo por (Personal), botón lateral (Convenios), seleccionar el convenio que se quiere definir y clickear en (días / Vacaciones).
En esta actividad se debe definir: Año desde, Año hasta, y cantidad de días.

Ejemplo para Empleados de comercio:

1 a 4 años, corresponde 14 días
5 a 9 años, corresponden 21 días
10 a 19 años, corresponden 28 días
20 a 99 años, corresponden 35 días

Atención: para cualquier convenio el sistema adopta como año completo al legajo con fecha de apertura entre el primero de enero y el treinta de junio, para ingresos posteriores se asume un día por cada veinte trabajados.


Cálculo automático de días según convenio y años trabajados
Este proceso permite calcular en base a la fecha de ingreso en el legajo, y una fecha base o de cálculo, la cantidad de días que corresponden por vacaciones.
El cálculo obtenido se incorpora como movimiento en la cuenta corriente de vacaciones asociada al legajo.
Para utilizar este proceso, se accede por (Personal), botón superior (Vacaciones) y luego botón central (Calculo por convenio).
Una vez ingresado se debe indicar la fecha de calculo, ejemplo 31-12-2010, y si calcula para todos los legajos activos o no.
Al confirmar se procederá a evaluar en función de la fecha de ingreso en el legajo, y el convenio asociado, la cantidad de días que le corresponden al empleado.
El cálculo obtenido se incorporará como movimiento en la cuenta corriente por vacaciones de cada legajo.
Se lo visualizara como un Debito, por la cantidad de días que corresponda, y con leyenda “Calculo automático vacaciones base: DD/MM/AAAA.
En casos especiales donde esta relación entre convenio y años de trabajo no se respeta, por ejemplo por reconocimiento de antigüedad en empleos anteriores, se deberá proceder a realizar un ajuste manual en la cuenta corriente de vacaciones relacionada.

Tipo de incidente para vacaciones:
Para que el procedimiento de cálculo obtenga los días de vacaciones que un empleado se toma, es necesario indicar estos días en forma de incidente.
Cada incidente tiene asociado un tipo, por lo que se debe definir un tipo de incidente especial para esta operatoria.
Los tipos de incidentes se definen desde (Personal), botón superior (Incidentes), botón lateral (Tipos incidentes).

Una vez accedidos a la aplicación se le deberá dar un código y diversos datos según este ejemplo:

Código : LVAC
Descripción: Licencia por vacaciones

Tildar en “Queda pendiente de liquidar y se liquida como”
Tipo de liquidación asociada: 5-Liquidación de vacaciones

Tildar en “Modifica situación de revista como”
Situación de revista 12-Licencia vacaciones

Tildar en “Implica ausencia”
Tildar en “Requiere cerrar el incidente”
Tildar en “Evalúa cantidad de días contra cuenta corriente vacaciones”
Rango máximo en días: 35

Una vez confirmado el tipo de incidente, el mismo esta disponible para ser utilizado y liquidado.


Concepto de liquidación especial:
Para que la cantidad de días incidentados sean evaluada en una liquidación, se debe dar de alta un concepto especial.
Dicho concepto se da de alta desde (Conceptos) y luego (Nuevo concepto)
Una vez en la actividad se debe dar de alta un concepto especial según el siguiente ejemplo:

Código 000089

Tildar en “Habilitado”

Descripción: VACACIONES

Tipo: H-haber

Se utiliza como: A-Concepto fijo o novedad

Tildar en “Se le aplican descuentos”

Formula:
La formula utiliza la palabra clave INCIDE, que se utiliza para realizar la evaluación de un incidente dado, en este caso vacaciones; así como otros argumentos para obtener el sueldo del empleado.
Básicamente para una empresa que utiliza escalafones la formula podría ser:

( ( ( ESCALA;”JF”;CATEGO ) / 25 ) * INCIDE;LICVAC;ULT )

O expresado en forma textual:

( ( ( Escalafón JF evaluado por categoría en legajo) / 25 ) * Cantidad de días ultima Licencia por vacaciones )

De esta manera el proceso de liquidación obtendría la cantidad de días localizando en los incidentes del legajo, el último con tipo de incidente LICVAC, dentro del rango de fechas definidas como Periodo de la liquidación .



Procedimiento de liquidación :

Generar el incidente de vacaciones
Antes de proceder a la liquidación de vacaciones se debe generar el incidente que, en definitiva, indicará al sistema la cantidad de días que el empleado se toma.
Los días indicados en el incidente se validarán contra el saldo de la cuenta corriente de vacaciones asociada al legajo, y contra la cantidad máxima de días corridos que la empresa otorga, esto ultimo definido en el tipo de incidente asociado.
Para proceder a cargar el incidente, se debe acceder desde (Personal), localizando el legajo que se quiere incidentar, y luego clickear en (Incidentes), para finalmente clickear en (Nuevo).

Como tipo de incidente se debe indicar el que corresponda a licencia por vacaciones, LVAC según el ejemplo anteriormente descrito.
Como fecha se debe aceptar la que se sugiere, ya que no tiene relevancia para las vacaciones, siendo solamente la fecha de generación del incidente.
Como fecha de inicio se debe indicar la que corresponda al primer día de vacaciones otorgadas.
Como fecha final se debe indicar la última que corresponda al periodo de vacaciones otorgadas.
La cantidad de días que media entre ambas fechas es validada contra el saldo de la cuenta corriente de vacaciones, así como contra la cantidad máxima de días corridos que la empresa permita.

Luego se pueden indicar datos de referencia o detalle, pero básicamente no son obligatorios para este tipo de incidente, según lo que se parametrizó en el tipo de incidente LVAC.

Al confirmar el incidente, el mismo se numerará y se desplegará en la grilla de incidentes por legajo.
El incidente quedará con estado “Abierto”, y puede ser modificado o anulado hasta que sea incorporado en una liquidación y la misma este en estado “Cerrada”.

Si un incidente es modificado habiendo sido incorporado en una liquidación, esta última deberá ser reprocesada.
Si la liquidación se encuentra en estado 4 o 5 , el incidente ya no podrá ser modificado.


Liquidar el incidente de vacaciones:
Una vez generado el incidente, y teniendo el concepto de liquidación definido como se explico en el ejemplo anterior, bastará incorporarlo como novedad, y proceder a calcular la liquidación para que la cantidad de días que median en el incidente sea tomada como la cantidad de días de vacaciones.
Los incidentes a liquidar se incorporan evaluándolos de manera que sus fechas de inicio y final estén dentro de las fechas definidas como “Periodo inicial” y “Periodo final”, de la definición de la liquidación.
Luego de procesar la liquidación se podrá ver en (Ver liquidación), que el concepto asociado evaluó la formula.
Según el ejemplo anterior, este concepto habrá obtenido el sueldo por el escalafón y luego de dividirlo por 25, lo multiplico por la cantidad de días que median entre la fecha de inicio y final del ultimo incidente LVAC.


Confirmar liquidación de vacaciones:
El procedimiento de confirmación de la liquidación de vacaciones es similar a cualquier otra, lo que si se produce es una actualización en los incidentes de vacaciones asociados, así como en la cuenta corriente de vacaciones por legajo.

En el caso de los incidentes, se verá que el incidente de vacaciones, LVAC en el ejemplo que estamos trabajando, quedará con estado “Cerrado”, y con un número de liquidación asociada.
Una vez en este estado el incidente solo podrá ser consultado.

Para la cuenta corriente de vacaciones, se habrá generado un crédito con la fecha de la liquidación, por la cantidad de días que se hayan liquidado, y con leyenda “Confirmación liquidación nnnnn”, donde nnnnn es el numero de liquidación asociada.
Dicho crédito modificará el saldo de días asociado al legajo.

Ajustes y Nuevo periodo de vacaciones:
Para incrementar el saldo de vacaciones, por ejemplo al cambiar el año, o bien se puede realizar un ajuste manual en la cuenta corriente, o bien correr nuevamente el proceso “Calcular por convenio”, indicando como fecha base la que corresponda al final del nuevo año.
Este proceso calculará nuevamente en función del convenio y fecha de ingreso, e incrementará el saldo de vacaciones en función de los días calculados.

Si se desea hacer el ajuste manual, se procede desde (Personal), localizando el legajo asociado y clickeando en (Vacaciones), para finalmente en (Nuevo registro).
Se solicita la fecha de registro y la cantidad de días que se ajustan, pudiendo ser con signo negativo para el caso de restar días.

Ch 20-09-2010