Facturacion electronica

Resolución general Afip Nro. 2758/2010

Referente a operaciones de exportación
Régimen especial de emisión y almacenamiento electrónico de comprobantes originales

Facturación electrónica Resolución 2485

Generalidades: A efectos de cumplimentar con la resolución de referencia, en los meses de diciembre 2009 y enero 2010, hice circular entre las distintas instalaciones, información referente y consultas sobre el alcance de esta resolución para cada empresa en particular.
El objetivo era tener presente cuales instalaciones Datacomsys se encontraban alcanzadas por esta modalidad de facturación.

La resolución consiste, básicamente, en la implementación por parte de la Afip, de una modalidad de facturación en la que, comprobante por comprobante, el mismo es autorizado en tiempo real por dicha agencia.

También durante el año 2009 comenté, personalmente, que la Afip estaba implementando esta modalidad de facturación para ciertas actividades en particular, ejemplo la mía, donde a partir de octubre 2009 ustedes reciben mes a mes un comprobante electrónico por mis honorarios.

Esta modalidad va a ir incrementándose en su aplicación, a distintas actividades, hasta que en algún momento, cualquier empresa de las denominadas auto impresores, o bien con talonario preimpreso, deberán cumplir con ella.
Solamente quedarían excluidas las emisiones con controlador fiscal, aunque las versiones mas modernas de estos, ya necesitan una conexión a Internet para validar con la afip la emisión de comprobantes.

A finales de diciembre 2009, circuló que en este año se aplicaría esta modalidad a las facturas de exportación, las que se emiten con letra E.
Finalmente se publico la norma, la que puede ser consultada en la dirección:
http://biblioteca.afip.gov.ar/gateway.dll/Normas/ResolucionesGenerales/reag01002758_2010_01_20.xml
Es importante tener en cuenta que, una venta a Tierra del Fuego, esta considerada como una exportación.
En la resolución se explica que 30 empresas comienzan con esta modalidad el día 01-03-2010 y el resto a partir del 01-05-2010.

En definitiva, una factura electrónica es un comprobante que se valida en tiempo real contra los servidores de la Afip, siendo esta ultima la que autoriza, o no, la emisión del mismo; una vez autorizada se puede enviar por mail, y puede ser impresa en cualquier papel, que igualmente tendrá valor legal, debido a que tiene un CAE (Código de autorización electrónico), a diferencia de los comprobantes preimpresos que tienen CAI (Código de autorización Impreso).

Este procedimiento que, a primera vista presupone un control contra la venta informal, y parecería estar diseñado para entorpecer la venta formal, le permite a la Afip, como decía, autorizar o no el comprobante a emitir; en caso que la empresa emisora tenga algún inconveniente, presentación no realizada, impuesto mal pago o circunstancia similares, el comprobante podría no ser autorizado y por lo tanto no emitirse.
Lo mismo para con fallas técnicas, propias de la empresa emisora, propias de la empresa que presta el servicio de Internet, o propias de los servidores de la Afip; o sea, ante fallas técnicas, no se podrá emitir el comprobante.
Demás esta decir que en la agencia quedan los datos referentes a la venta.

También es importante aclarar, como pretendo en los párrafos que siguen, que esta modalidad no solo implica una modificación al sistema de gestión de ventas, sino que tiene repercusiones impositivas, administrativas y de representación en la Afip, por lo que considero que la forma de aplicación de la misma debe ser realizada en conjunto con el responsable administrativo de la empresa, el contador o estudio contable que asesora, y por supuesto el proveedor del sistema.

O sea, y con riesgo de ser reiterativo, no es un tema entre “El contador y el de sistemas”.

Lo que sigue a continuación, es aplicable a la emisión de comprobantes electrónicos, facturas, debitos o créditos, independientemente que sean de exportación o dentro del país, recordando que la resolución de referencia que entra en vigencia esta solamente para la emisión de comprobantes letra E.

Modalidades:
La afip propone distintas modalidades de uso para la facturación electrónica, dependiendo de la actividad y de la cantidad de comprobantes a emitir.

Básicamente existen dos métodos RECE (Régimen de emisión de comprobantes electrónicos) y RECEL (Régimen de emisión de comprobantes electrónicos en línea).

Método RECE:
El método RECE es aquel por el que una maquina remota a la Afip, y mediante ciertos procedimientos, se comunica con la agencia y en tiempo real le envía datos de facturación para obtener el mencionado CAE (Código de autorización electrónico).
O sea que existe una forma en la cual un sistema informático se comunica en tiempo real con otra maquina en la Afip, le envía ciertos datos y obtiene la autorización correspondiente.

Esto es posible mediante lo que se denominan Web Services, o sea que la afip publica de cierta forma, un servicio que puede ser consumido mediante Internet por un sistema externo a la propia Afip.
Este procedimiento utiliza una forma de comunicación específica, o protocolo, que se llama SOAP, y un lenguaje, también específico, para transferir datos, que se denomina XML.
Mas allá de las siglas y denominaciones, esto permite que un sistema cualquiera, hecho en cualquier lenguaje y que mantenga sus datos en cualquier base de datos, y mientras tenga la posibilidad de “conversar” en este protocolo y transferir datos en ese lenguaje, podrá comunicarse con la afip y transferir y recibir datos.

Ahora bien, esto también requiere de cierta seguridad, o sea, no solamente la capacidad de dialogar entre las maquinas, sino también la seguridad que quien dialoga sea quien realmente pretende ser.
Esto se realiza mediante la obtención de lo que se denominan “Certificados”, y “Firmas Digitales”, estos certificados y firmas son específicas para cada contribuyente y se obtienen mediante una serie de procedimientos, complejos, de emisión y autorización por parte de la Agencia, donde interviene el contribuyente y el proveedor del sistema mediante su clave fiscal y la modalidad de “Aceptación de designación”, específicamente “Administración de certificados digitales”, algo similar a lo que se realiza para con las impresoras fiscales.

En resumen, el método RECE es aquel por el cual un sistema informático se comunica con los servidores de Afip, enviándole un certificado y firma digital, y ante la autorización de la Afip, envía una serie de datos con un formato especial para la obtención de un numero CAE que será utilizado en la emisión de un comprobante de ventas.


Este método RECE, tiene a su vez la particularidad que puede ser utilizado desde un sistema informatico de terceros (Datacomsys por ejemplo), o bien puede ser utilizado desde el aplicativo RECE que ofrece la Afip, y que se incorpora al utilitario SIAP, pudiendo descargarse de la dirección:

http://www.afip.gov.ar/Aplicativos/frmAplicativoDetalle.aspx?UTWBOi0%2fjrCt9WwLwm5WjyI8StGVAi0imaXx0oabgS0%3d

O sea, la Afip provee de un modulo Siap que permite realizar la comunicación con la Afip bajo la modalidad anteriormente descripta.

Los datos en el modulo RECE pueden ser incorporados manualmente, o bien desde un archivo de exportación, similar a los que se utilizan para los otros utilitarios (SIFERE, IB mensual, SICOSS, etc.), luego el utilitario genera un archivo que debe ser presentado por ventanilla fiscal, y la Afip asegura que la respuesta se realiza en unos 10 minutos.
La respuesta consiste en la autorización o no de los datos enviados y el numero CAE correspondiente.

Esta forma del método RECE, obliga a generar los datos en forma manual en el modulo RECE/SIAP, y ante la autorización incorporarlos en el sistema, o bien generar los comprobantes en el sistema, realizar la migración, presentar el comprobante en la ventanilla fiscal, y luego incorporar los resultados.


Hasta aquí entonces vemos que el método RECE permite obtener en forma automática el numero CAE, teniendo la posibilidad de incorporar el método a un sistema administrativo en uso (Datacomsys) a la manera de web services o bien exportación al RECE/SIAP, o sino con la utilización directa del modulo RECE incorporado al SIAP, generando ahí los datos y luego incorporarlos manualmente en el sistema administrativo.


Método RECEL:
El método RECEL es aquel por el cual el contribuyente tiene la posibilidad de generar un comprobante electrónico, directamente en la web de la afip.
El procedimiento se realiza ingresando con clave fiscal, y una demo del mismo puede ser visualizada en la dirección:
http://www.afip.gob.ar/fe/documentos/DemofacturaEnLinea/fa.htm

Utilizando este método, no hay ningún tipo de comunicación entre el sistema administrativo de ventas, (Datacomsys), y la agencia; debiendo replicar manualmente en el sistema, al comprobante realizado en la web.

El formato de la impresión es obligatorio al que genera la Afip, y la factura puede ser mantenida en las maquinas del contribuyente en formato PDF.
Una copia queda siempre en la Afip para ser consultada o vuelta a imprimir.

Hasta aquí intenté dar un panorama sobre la resolución, y una breve explicación sobre los métodos de utilización posibles, a continuación intentaré explicar el diseño Datacomsys que se adecua a cada una de estas modalidades.

Por mas información, la Afip provee una página de consultas y respuestas frecuentes referidas a facturación electrónica, en la dirección:

http://www.afip.gov.ar/genericos/guiavirtual/directorio_subcategoria.aspx?id_nivel1=562&id_nivel2=603




Facturación electrónica Datacomsys:
La facturación electrónica, por resolución, obliga a tener una nueva boca de venta habilitada como tal, en la afip.
En este sentido, al momento de habilitar dicha sucursal dentro de los parámetros Datacomsys, la misma será definida con un nuevo tipo de sucursal denominado:
E – Sucursal electrónica.
A partir de esta parametrizacion el sistema trabajará específicamente para facturación electrónica.

Como mencioné anteriormente, están previstos dos métodos, el método RECE y el método RECEL.

Método RECEL:
Bajo el método RECEL, donde los comprobantes se realizan en línea en la web de la afip, y bajo clave fiscal, no hay muchas posibilidades de cambio, si bien esa boca de ventas será definida como electrónica y tendrá un numero especifico, los comprobantes realizados en la web de afip, deberán ser retipeados como comprobantes manuales, como aquellos comprobantes que se utilizan cuando hay cortes de energía o problemas de comunicaciones.

Este procedimiento es el mas sencillo, y como es de esperar el menos controlado, ya que no hay manera de corroborar que aquello que se generó como comprobante en la web afip, sea idéntico a lo que se incorporó como comprobante manual, tanto en su calidad de información, totales y numero CAE y vencimiento del mismo.
Desde el lado de la Afip, el aplicativo que se utiliza no tiene ningún tipo de relación con la base de datos, como se puede visualizar en la demostración que se sugirió ver anteriormente, tanto el número de cuit del cliente, los datos de los productos de venta, unidades de medida, precios unitarios, etc., deben ser incorporados manualmente, no habiendo posibilidad, siquiera, de copiar un comprobante anterior a uno nuevo, similar a hacer una factura con un procesador de texto.
Pero insisto en que es el procedimiento mas sencillo, menos costoso, y quedará en cada instalación evaluar si, por la cantidad de comprobantes y necesidades de control, este procedimiento se ajusta las necesidades.


Método RECE:
Por el método RECE las modificaciones al sistema son bastante mas complejas que en el RECEL.
Se prevé un panel de trabajo similar al que es utilizado en la actualidad por aquellas instalaciones que cuentan con impresoras fiscales, o bien con varias maquinas facturadoras y un solo lugar de impresión.
En estos casos, lo que el operador de facturación realiza, es lo que se denomina una minuta de venta, la minuta de venta contiene los mismos datos que la factura final, pero es en definitiva una pro forma, a la espera de la confirmación.
En el caso de las facturas fiscales, la confirmación radica precisamente en la impresión fiscal, y en el caso de las facturas electrónicas, la confirmación es aquella que denominamos anteriormente como CAE, para que luego si, puedan ser impresas.

O sea, así como la impresión fiscal consta de un dispositivo externo a Datacomsys, denominado impresora fiscal; la impresión electrónica consta de un dispositivo externo que es el servidor de la Afip.

Entonces, la emisión de comprobantes electrónicos Datacomsys, consistirá de dos pasos, uno donde el operador genera la minuta de venta, sea factura, debito o crédito y otro paso donde se obtiene la autorización de dicho comprobante.

Este ultimo paso se realizará desde un panel especial: “Minutas electrónicas pendientes”, desde donde se podrán realizar distintas operaciones: Autorizar la minuta mediante web services, autorizar la minuta mediante la generación de un archivo de exportación para el utilitario RECE/SIAP, o bien eliminar la minuta.

Si la empresa ha decidido la utilización del utilitario RECE/SIAP, se comprenderá que, ante la emisión del archivo de exportación de datos, Datacomsys pierde la traza y queda a la espera que dicho archivo sea nuevamente incorporado.
Al incorporar el archivo de transferencia los comprobantes que han sido rechazados se eliminarán, y a los que han sido aceptados se les incorporará el CAE, y se convertirán en comprobante reales del sistema.


Si por el contrario, la empresa ha decidido la utilización del método basado en web services, el panel de minutas pendientes de aprobación, quedara suspendido a la espera de la respuesta desde el servidor de la afip.

Siendo el procedimiento interno a realizar, resumidamente, el siguiente:

Ante una minuta electrónica pendiente, el sistema administrativo tiene que enviar un requerimiento denominado: Ticket de acceso, que contiene las firmas digitales y certificados realizados con anterioridad, este y cualquier otro envío se realiza con los mencionados web services, protocolos, etc., y teniendo sincronizada la fecha y hora entre ambas maquinas, y con internet funcionando correctamente.
Una vez verificado en la Afip el ticket de acceso, el mismo se remite nuevamente al sistema y es valido por 5 horas, pudiendo este tiempo cambiar según disposición de la afip, este archivo devuelto contiene lo que se llama Token y Sign, que en definitiva son datos que permitirán que el contribuyente envié sus comprobantes para verificar.

Una vez obtenido este ticket de acceso, que por un lado valida que el contribuyente sea el contribuyente, y que el mismo este autorizado a utilizar este servicio, el sistema puede enviar los datos correspondientes al comprobante electrónico a verificar.
Finalmente, si todo esta bien, se obtiene el CAE y se archiva definitivamente el comprobante.

También el diseño contempla la posibilidad de acumular minutas pendientes y enviarlas en un momento dado, por ejemplo a la noche.

Como se puede ver, estos procesos donde habrá o puede haber cierta espera entre el momento que se realiza el comprobante y su aprobación, obligará a tener en cuenta que la facturación deja de ser una operatoria instantánea, donde la misma se realiza al momento de ser necesaria, sino que seria prudente poder organizarla de manera que no se generen cuellos de botella en los que por dar un ejemplo la factura esta siendo esperada por un cliente, un transporte, o alguien; y que lamentablemente se verá obligado a esperar la autorización que entrega un tercero, en este caso la Afip.

Y esta autorización, como se prevé, puede lentificarse por motivos propios del contribuyente: maquinas fuera de red, problemas de fechas y horas erróneas, certificados, problemas de red, problemas de Internet, etc.; o bien lisa y llanamente por problemas en el servidor de la Afip, sea saturación de autorizaciones a realizar, o problemas técnicos de ellos.
Para la facturación por decirlo de alguna manera, instantánea, se debería utilizar el método de las impresoras fiscales, aunque como se sabe, estas no prevén la emisión de comprobantes letra E.

Resumen de lo expuesto:

La resolución 2485 de Afip prevé la incorporación de contribuyentes al régimen de facturación electrónica de manera progresiva.

La resolución 2758 obliga a aquellos contribuyentes que emiten facturas letra E, a comenzar a realizar dicha operación con comprobantes electrónicos.
La misma resolución se aplica a partir del 01-03-2010 para 30 empresas específicas, comenzando todas las restantes el día 01-05-2010.

En todos los casos, la facturación electrónica requiere de una nueva boca habilitada en Afip.

Existen dos modalidades de trabajo para la generación de facturas electrónicas, un método denominado RECE y otro denominado RECEL.

El método RECEL es aquel por el cual el contribuyente genera el comprobante electrónico en la web de Afip, ese comprobante puede ser convertido a un archivo PDF y enviado al cliente o bien resguardado en la maquina del contribuyente.
El método RECEL, no contempla códigos de clientes, productos, precios y otros que se mantienen en el sistema administrativo.
El comprobante así emitido, deberá ser incorporado al sistema Datacomsys en forma manual, como si fuera un comprobante hecho a mano.


El método RECE es aquel por el cual el contribuyente genera el comprobante electrónico mediante software instalado en su maquina.
Este software utiliza una forma de comunicación para registrarse en los servidores de la Afip, enviarle datos y obtener el código CAE que autoriza al comprobante a emitir.
Este método obliga a ciertos cambios, tanto en el sistema de gestión de ventas, así como en la forma administrativa de usarlos.

El software utilizado para el método RECE, puede ser en la forma de un módulo que se incorpora en el SIAP, o bien un desarrollo especial en el sistema administrativo del contribuyente.

Si se usa el módulo RECE en el aplicativo SIAP, el sistema administrativo genera un archivo de transferencia que se incoporpora al modulo RECE y luego desde ese modulo se genera un nuevo archivo a ser presentado por ventanilla electrónica de Afip y, una vez validado, ese mismo aplicativo genera un nuevo archivo de transferencia que es incorporado al sistema administrativo.

Si no se usa el modulo RECE del SIAP, y se utiliza un desarrollo especial en el sistema administrativo, este desarrollo se encarga de comunicarse con la Afip, registrase, validarse y obtener el CAE.
Esto requiere de ciertos trámites a realizar con clave fiscal, por parte del contribuyente y del desarrollador del software.

En todos los casos, la instrucción de los operadores, el estado técnico de los equipos, la red interna, e Internet se vislumbran como herramientas fundamentales para el correcto uso en tiempo y forma de estos métodos.


Finales:
Desde fines del año pasado que intente circular entre las distintas instalaciones la información que obtenía sobre facturación electrónica.

A fines de Enero 2010 solicite confirmación sobre aquellas empresas que se encontraban alcanzadas por esta resolución.

Entiendo que, a primera vista, puede considerarse un “inconveniente”, que deberá ser resuelto por el Contador y el de Sistemas, pero debido a la profundidad del cambio, así como las distintas operatorias a realizar con clave fiscal, certificados, firmas digitales y otros, y la modificación en las conductas de facturación de los operadores, insisto en extender esta resolución por lo menos a los encargados de las distintas administraciones que utilizan Datacomsys.

Nuevamente reitero la necesidad de tener conocimiento sobre si su empresa es alcanzada por esta resolución, y en caso afirmativo, que tipo de método va a utilizar, ya que independientemente de los tramites a realizar por uno o por otro, el método mas complejo, denominado RECE donde los comprobantes se autorizan por el propio sistema, requiere de un desarrollo y adquisición de productos de terceros, que deriva en la necesidad de trasladar dicho costo, en forma proporcional y por única vez, a aquellos interesados en utilizarlo.
Esta información es necesario tenerla para la primera semana de Marzo 2010.

Si su empresa recibió este documento es porque, a mi entender, esta incluida en la resolución de referencia, y por lo menos ha hecho un comprobante de exportación en el año que media entre el 01-02-09 y 31-01-10.


Este documento se encuentra publicado en www.datacomsys.blogspot.com








Carlos A.L.Herrero 22-02-2010

Version 100212

Modificaciones importantes en Datacomsys 7.4 Versión 100212/19

Stock
Trabajar con productos
Consultas de Producto/Pedido Producto/Remito y Producto/Facturas
A los paneles de las consultas mencionadas se le ha agregado los campos de código de cliente y razón social. Para el caso de remitos, en particular, también se han agregado los campos de códigos de proveedor y razón social para el caso de devoluciones.

Ventas
Comprobantes de venta
Impuestos internos
Tanto en minutas como en consultas de comprobantes de venta, se ha agregado la visualización de los cálculos correspondientes a impuestos internos.
(El cálculo o no, de impuestos internos se define, como siempre, en los legajos de los productos)

Número CAI y Fecha de vencimiento
Para los comprobantes de venta emitidos por auto impresores o bien comprobantes manuales, el sistema mantiene para cada uno el número CAI y fecha de vencimiento correspondiente.
Estos datos se siguen indicando en el legajo del punto de venta y se colectan al facturar o remitir.

Autorizaciones
Los procesos de autorizaciones de pedidos, remitos y facturas, en lo referente a topes de crédito, deuda vencida, atrasos y otros, ahora se han liberado en el sentido que cada instalación puede diseñar su propio esquema de autorizaciones.

Cuentas corrientes
Recibos de caja
Autorizaciones
El proceso de autorización de recibos se ha liberado a efectos que cada instalación diseñe su propio esquema.

AFIP
Resolución 1361
El modulo de Afip ahora cuenta con una actividad especial para el procesamiento y obtención del archivo necesario para cumplir con la resolución 1361 Ventas.


Administracion de personal
Liquidación de haberes
Procesos de cálculo
Se han agregado facilidades a los procesos de calculo permitiendo tomar en forma directa totales de venta o total de comisiones calculados en el modulo de comisiones, sea por venta o por cobranza.
También se han agregado sentencias condicionales, así como llamadas a procesos externos y específicos para cada instalación.
Las formulas que toman datos de otros conceptos de cálculo, pueden referirse al resultado de dicho calculo así como al parámetro 1, 2 o fijos que dicho concepto utilizo para calcularse.
El legajo del empleado mantiene hasta nueve datos que pueden ser utilizados como argumentos en formulas de conceptos.

Generales
Adaptación general del sistema
En el mes de enero hemos comenzado a adaptar al sistema para ser utilizado con bases de datos GNU (Postgres, Mysql), así como también la adaptación parcial para poder diseñar actividades en entorno de programación JAVA y migrar definitivamente a ese entorno.
Se prevé que dicha adaptación finalizará alrededor de diciembre 2010 a febrero 2011.

Facturación electrónica resolución Afip : 2758
Durante los meses de Febrero – Marzo – Abril, se procederá a la adaptación del sistema para la generación de facturas electrónicas de tipo E.
Esta adaptación se encuentra demorada por falta de concreción sobre ciertos datos necesarios por parte de la Afip.
Durante el mes de febrero hemos circulado a los distintos clientes sobre el tema, para que consulten con sus respectivos estudios contables sobre el alcance o no de dicha circular, que en principio, y de no haber prorroga, comenzará a regir a partir de marzo o abril 2010, según actividad.
Saber que instalación esta alcanzada o no, es importante para poder determinar la carga de trabajo, ya que es una modificación compleja, que afecta no solo al sistema sino a la administración que lo utilice, que requiere de terceros y presentaciones en la Afip, y que no podrá ser implementada de un día para otro, por mas que el sistema ya estuviere adaptado.








Las consultas que surjan sobre estos u otros temas relacionados al sistema, por favor enviarlas a informes@carlosherrero.com.ar o consultar www.datacomsys.blogspot.com

Verifique si su instalación ha podido ser actualizada ingresando en Parámetros y clickeando en “Acerca de Datacomsys”, en caso que el numero de versión no coincida con la de este informe solicitamos que lo reporte por correo electrónico.
Recordamos la necesidad de respaldar en CD, DVD o en otro equipo, el archivo .bck generado automáticamente por el proceso de backup diario.

Ch 12-02-2010